LA CONTABILIDAD DE MÍNIMOS. “LOS RIESGOS Y PROBLEMAS QUE NADIE CUENTA”

Desde la antigüedad los mercaderes y empresarios han tenido la necesidad de controlar y cuantificar las posesiones de sus negocios y empresas dando origen a la contabilidad. La contabilidad se originó como una necesidad para poder tener el control de las mercancías y las finanzas. De esta manera, la definición moderna de contabilidad nos dice que debería mostrar una foto de la Empresa en una fecha determinada. Es decir, una herramienta para saber cuáles son nuestros activos o derechos (de cuánto dinero disponemos, cuánto dinero nos deben nuestros clientes, qué inversiones tenemos, etc.) y cuáles son nuestros pasivos u obligaciones (cuánto dinero debemos a los proveedores, a las administraciones o cuáles son nuestras deudas), en definitiva, una herramienta para obtener los estados financieros de nuestra Sociedad.

Una tendencia que cada vez estamos viendo más a menudo desde el área de Outsourcing de BDO es la aparición de una contabilidad de mínimos que podemos definir como Low Cost. Esta contabilidad no se centra en registrar la imagen real de la sociedad sino en cumplir con los requisitos mínimos para cumplir con las obligaciones fiscales y mercantiles (pagar impuestos y presentar cuentas anuales). Por ejemplo, se contabilizan las facturas para poder preparar y presentar las declaraciones de IVA pero no se hace ningún seguimiento de algunas partes fundamentales de una contabilidad de calidad como pueden ser analizar los saldos de los proveedores y clientes, preparar las conciliaciones bancarias (comprobar que lo que tenemos en el banco es lo mismo que tenemos en la contabilidad), contabilizar las amortizaciones del inmovilizado de la sociedad (registrar la pérdida de valor de nuestros activos), controlar los préstamos concedidos o solicitados por la Sociedad (distinguir entre la deuda a largo y corto plazo y registrar el devengo de intereses), dotar provisiones para gastos y contingencias o contabilizar las periodificaciones de gastos e ingresos. Con el tiempo, descuidar estas áreas fundamentales que son parte de un cierre contable, provoca que se acumulen errores contables y conlleva a la obtención de unos estados financieros que se alejan preocupantemente de la realidad.

Otro riesgo de esta contabilidad de mínimos surge con el Impuesto de Sociedades. La sociedad debe pagar un porcentaje sobre su beneficio pero al no tener correctamente reflejado en los estados financieros la situación real de la sociedad el importe de las pérdidas o ganancias puede estar distorsionado, poniendo a la sociedad en un riesgo fiscal que puede finalizar con inspecciones por parte de la Agencia Tributaria y sanciones económicas significativas.

Otros problemas que puede provocar no llevar una contabilidad correcta y fiable es la dificultad para obtener financiación, acceder a licitaciones públicas de contratación o no poder tomar decisiones acertadas en la gestión de la Sociedad.

Un caso típico son las Startups que se enfrentan a una Due Diligence para una ronda de financiación y no tienen una contabilidad y unos estados financieros de calidad, lo que retrasa y complica las rondas en muchas ocasiones.

Si la sociedad va creciendo puede encontrarse con otro tipo de problemas ya que podría pasar a ser una Sociedad auditada por Ley y los auditores podrían no aceptar esa contabilidad de mínimos sin incorporar salvedades en su informe. Esto podría ocasionar una pérdida de credibilidad de la sociedad en ese momento, afectar a su reputación, sembrar dudas en los inversores o comprometer una posibilidad de venta en el futuro.

Otro inconveniente común que estamos encontrando es el uso de herramientas tecnológicas mal aplicadas. Es una gran innovación, sobre todo en cuanto a tiempo y recursos, introducir las facturas en un escáner conectado al software contable para que se contabilicen solas pero si no hay un responsable que revise esa información y se preocupe de que la información registrada es correcta de poco sirve. No es útil tener la mejor herramienta del mundo si el resultado es erróneo. Relacionado con este punto nos encontramos con cuentas anuales que son preparadas automáticamente por algunas aplicaciones contables donde la información proporcionada deja bastante que desear y suele limitarse a la cumplimentación de unos cuadros genéricos que no siempre cumplen con la normativa contable. Por un lado para cualquier inversor será complicado entender unas cuentas anuales donde sólo se incluyen tablas de datos sin ninguna explicación y por otro existe el riesgo de que las cuentas anuales no puedan ser depositadas en el Registro Mercantil por no cumplir los requisitos mínimos.

A lo largo de estos años nos hemos encontrado con este tipo de contabilidad y sus consecuencias y cada vez más a menudo recibimos a nuevos clientes que necesitan revisar sus libros contables y una puesta al día de su contabilidad.

Somos conscientes de que en el momento en que se crea una sociedad son muchos los gastos a los que hay que hacer frente, uno de esos gastos, que será fijo durante la vida de la misma, son los honorarios contables. Muchos empresarios, con el objetivo de ahorrar costes, optan por esta contabilidad de mínimos que en ocasiones realizan ellos mismos sin estar totalmente capacitados u optan por contratar gestorías “Low Cost” que no garantizan una contabilidad de calidad.

Desde el área de Outsourcing de BDO queremos resaltar estos puntos para que los empresarios y emprendedores se aseguren de que los honorarios que van a pagar por su contabilidad tengan incluidos un mínimo de calidad y no sea demasiado tarde cuando se den cuenta de los riesgos contables.