EL ICAC Y EL RÉGIMEN SANCIONADOR POR INCUMPLIMIENTO DE DEPÓSITO

Sin apenas darnos cuenta, ya estamos apurando el primer semestre del año. Y en términos de calendario contable significa que las empresas ven próximo el vencimiento del plazo máximo legalmente establecido para el último hito del proceso de cierre del ejercicio: la inscripción de las cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación de las mismas (artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, TRLSC). En el caso de las empresas que cierran su ejercicio el 31 de diciembre, este plazo expira en último término el 31 de julio del año siguiente al de las cuentas formuladas.

Por ello, quizás sea de especial interés revisar una publicación emitida este año por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) en donde quedan recogidas las consultas más relevantes presentadas ante el instituto durante el 2021 sobre la obligación de depositar las cuentas en el Registro Mercantil, y más concretamente sobre el régimen sancionador existente en caso de no hacerlo en el plazo legal.

Desde la entrada en vigor de la Ley 12/1995 de Sociedades de Responsabilidad Limitada, actualmente derogada, el ICAC tiene atribuida la competencia sancionadora por el incumplimiento de depósito de las cuentas anuales.

Si bien las respuestas a las consultas citadas anteriormente no aportan grandes novedades interpretativas en relación a la regulación existente en la actualidad, sí que resultan de gran utilidad como síntesis de la normativa de aplicación y de los criterios aplicados por el instituto en esta materia. Algunos de los aspectos más destacables de las respuestas del ICAC a tales consultas, son los indicados a continuación:

• La falta de inscripción de las cuentas anuales en el plazo legal supone para la sociedad incumplidora el cierre registral (artículo 282 del TRLSC) y adicionalmente la imposición de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el ICAC, previa instrucción del expediente sancionador conforme al procedimiento reglamentario.

Cuando la sociedad o el grupo de sociedades tengan un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

• En relación a la determinación del importe de la sanción dentro de este rango, se nos remite a la Disposición Adicional undécima del Reglamento de Auditoría de Cuentas, en donde la misma se determina en función del importe de las partidas de activo o de la cifra de ventas de la entidad según declaración presentada ante la Administración Tributaria (0,5 por mil), o del 2 por ciento del capital social en caso de no aportar la citada declaración.

Asimismo, en los casos en los que las cuentas anuales se depositasen con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador por parte del ICAC la sanción se aplica en su grado mínimo y con una reducción del 50%.

• Estas sanciones prescriben a los tres años, lo que significa que a partir del 31 de julio de 2022 prescribirán las infracciones relativas a las cuentas anuales cerradas a 31 de diciembre de 2018. Sin embargo, a esa fecha estarán aún abiertos a posibles sanciones los incumplimientos de depósito que se hubieran producido en las cuentas anuales de ejercicios posteriores a 2018, y con independencia de que la sociedad tenga o no actividad o de que se trate de cuentas anuales individuales o consolidadas, en cuyo caso la multa recaerá sobre la sociedad dominante del grupo.

En los plazos de prescripción hay que tener presente que las cuentas anuales del ejercicio 2019, y debido al estado de alarma, se ampliaron los plazos de formulación, aprobación y presentación de dichas cuentas (artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo). En consecuencia, para muchas sociedades y en dicho ejercicio puede haberse alargado el plazo de presentación y prescripción.

• Especialmente interesante es el recordatorio respecto a la fuente de donde el ICAC obtiene la información sobre las empresas incumplidoras, que es la declaración anual que la Dirección General de los Registros y del Notariado (actualmente de Seguridad Jurídica y Fe Pública) presenta dentro del segundo mes de cada año en relación a las sociedades que no depositaron sus cuentas anuales en el ejercicio anterior. Así, el propio ICAC en su contestación a la consulta 4 de la publicación que estamos comentando, establece que “en el caso de que las cuentas anuales de un ejercicio X se presenten fuera de plazo, pero antes del 31 de diciembre del ejercicio X+1 (en el supuesto de ejercicio económico de año natural) no sería aplicable el cierre registral (…) y aunque (…) se produciría un incumplimiento susceptible de sanción por este Instituto (…) dicha sociedad no constaría como incumplidora en la relación de sociedades incumplidoras que anualmente remite la Dirección General de registros, listados en los que tan solo constan las sociedades que persisten en sus incumplimientos a 31 de diciembre del año X+1”.

Por lo tanto, ahora que aún estamos en fecha para poder cumplir con los plazos legales de depósito de cuentas, recordamos a nuestros lectores la importancia de hacerlo. En caso contrario, la empresa puede verse afectada por un cierre registral y sin posibilidad de depositar las decisiones adoptadas por sus órganos de gobierno, además de tener que hacer frente a las sanciones potenciales que hemos recordado en estas líneas.