CÉLÉBRATION TÉLÉMATIQUE DES RÉUNIONS DES ORGANES DE GOUVERNANCES

L'une des principales nouveautés législatives en droit des sociétés publiée suite à la pandémie de la Covid-19 concerne la célébration télématique des réunions des organes de gouvernances (assemblées générales et conseils d'administration). Des normes exceptionnelles ont été édictées afin de réduire, d’une part, le risque de contagion découlant des réunions physiques et de limiter, d’autre part, l'impact et les conséquences juridiques possibles découlant d'une hypothétique paralysie des organes de gouvernances.

Ainsi, le Décret-Loi Royal 34/2020 du 17 novembre, relatif aux mesures urgentes pour soutenir la solvabilité des entreprises et le secteur de l'énergie, ainsi qu'en matière fiscale, a prolongé la durée de certaines des mesures exceptionnelles adoptées par le Décret-Loi Royal 8/2020 du 17 mars, relatif à la tenue des assemblées générales.

Plus précisément, l’article 3 du Décret-Loi Royal 34/2020, du 17 novembre, établit les exceptions suivantes, applicables durant l’année 2021:

1. En ce qui concerne les sociétés anonymes, cotées ou non, même si les statuts ne le prévoient pas, le Conseil d'administration de la société pourra prévoir dans la convocation de l'Assemblée Générale la participation des actionnaires par voie télématique et le vote à distance, conformément aux dispositions établies dans la Loi sur les Sociétés de Capital, ainsi que la tenue de l'Assemblée partout en Espagne.
   Si la formulation de l'article 3 du Décret-Loi Royal précité semble réserver cette possibilité aux seules Assemblées d'Actionnaires convoquées par un Conseil d'administration, conformément à l'objectif visé par le législateur, nous comprenons que cela devrait également être applicable aux sociétés n'étant pas administré par Conseil d'administration.
   L’article ne prévoit cependant pas cette même possibilité pour les réunions des organes d’administration.
2. En ce qui concerne les sociétés à responsabilité limitée, même si les statuts ne le prévoient pas, les Assemblées Générales pourront se tenir par vidéoconférence ou par conférences téléphoniques multiples, à condition que : toutes les personnes ayant le droit d'y assister (ou celles qui les représentent) disposent des moyens nécessaires, que le secrétaire de l'organe d’administration reconnaisse leur identité, et qu'il en soit fait mention dans le procès-verbal. Le procès-verbal devra être immédiatement envoyé aux adresses emails.

Contrairement aux sociétés anonymes, le législateur n'autorise pas ici le vote à distance.

Aussi, alors que la participation par « moyens télématiques » est autorisée pour les sociétés anonymes (ce qui donne à l'organe d’administration la liberté d'en décider), dans le cas des sociétés à responsabilité limitée, ces moyens sont déjà prédéterminés par le législateur et il n'existe que deux options : la vidéoconférence ou les conférences téléphoniques multiples. De cette manière, le législateur souhaite garantir les droits des actionnaires minoritaires qui ne pourraient pas se rendre physiquement sur le lieu où se tiendra l’Assemblée Générale.

Nous avons pu observer, lors de réunions télématiques organisées au cours des derniers mois de la pandémie, que certaines situations génèrent des doutes pertinents qui peuvent parfois être source de problèmes. Des conflits d’intérêt ou tensions entre les participants peuvent notamment survenir lors de réunions ou assemblées d'actionnaires non pacifiques.

Les nouvelles méthodes de participation et de célébration télématique des réunions peuvent être des ingrédients sources de conflits, exacerbant la méfiance entre les actionnaires. Il est donc conseillé d'être prudent et rigoureux en ce qui concerne les dispositions légales existantes afin que les droits et intérêts d’aucun des actionnaires ne soient lésés.

Il s'agit toutefois de mesures exceptionnelles et, par conséquent, complémentaires et temporairement applicables, sauf si les sociétés ont déjà prévu ce type de réunion et leur régime de fonctionnement dans leurs statuts.

Introduire ces mécanismes dans les statuts pourrait être une solution permettant de prévoir les règles de fonctionnement les mieux adaptées aux caractéristiques de chaque société, et éviter ainsi toute situation conflictuelle.