La figura del abogado como Secretario no Consejero

El consejo de administración debe estar integrado por un mínimo de tres miembros y siempre debe contar con un presidente y un secretario. La mención al cargo de presidente tiene referencias concretas en la Ley, así como facultades determinadas, pero la figura del secretario aparece menos detallada y con funciones, al menos sobre el papel, de índole más administrativa. Solo la esencial facultad certificante y, como consecuencia de ella, la facultad de elevar a público acuerdos sociales, así como las previsiones señaladas en el Título XIV de la citada Ley dedicado a sociedades cotizadas (Art. 529.octies) permite identificar un cierto marco de actuación de la figura del secretario del consejo.

Quizás, una de las particularidades más relevantes del cargo de secretario radica en el hecho de que éste pueda ser ejercido, siempre que los estatutos lo permitan, por quien no ostenta, propiamente, la condición de consejero.

Para nombrar a un secretario no consejero, se requiere, lógicamente, que la sociedad disponga previamente de un consejo de administración formado por, al menos, 3 miembros (uno de los cuales ostentará necesariamente el cargo de presidente) distintos a la persona (física o jurídica) que pueda ser nombrada como secretario no consejero. Además, y a diferencia de lo que sucede con los consejeros, la competencia para su nombramiento no recae en la junta general de socios, si no que es el propio consejo de administración quien lo designa.
La figura del secretario conlleva una serie de facultades, unas propiamente formales y otras, podríamos decir, más informales.

En el primer grupo entrarían aquéllas más habituales como son la elaboración de las listas de asistentes y las actas de las sesiones, la conservación de la documentación societaria, la llevanza de los libros societarios y el seguimiento del calendario de obligaciones legales.

Por otro lado, en el segundo grupo, encontraríamos aquellas otras funciones que irían más allá de los meros formalismos y que revisten de una importancia relevante. Hablamos, por ejemplo, del velo para que las decisiones que se adopten por el consejo y la junta general sean siempre conformes a la normativa aplicable y a los estatutos. Este asesoramiento se plasma en la elaboración de informes o notas legales sobre aspectos relevantes, incluyendo el estado de cumplimiento normativo y demás temas estratégicos que puedan tener relevancia jurídica.

Y es por este tipo de funciones por las que la figura del secretario no consejero suele estar reservada a abogados.

En estos casos, el papel del abogado que actúa como secretario no consejero busca cubrir de un manto de legalidad y de control jurídico a un órgano que tiene la máxima representatividad de la empresa, así como unas obligaciones y responsabilidades muy marcadas. Por ello, esta figura, y el encaje profesional de la misma, permite aportar un nivel de control y de cobertura de cumplimiento legal en la toma de decisiones por parte del consejo.

Lógicamente, el rol del abogado como secretario no consejero implica que su actividad deba regirse bajo parámetros de profesionalidad, independencia e imparcialidad y lograr que con su cometido se faciliten los canales de comunicación entre los distintos miembros del consejo, los directivos, los socios y cualesquiera otros interesados.

Por último, la figura del abogado como secretario no consejero reviste también de una especial importancia en el ámbito de la empresa familiar. La idiosincrasia propia de este tipo de empresas hace que la labor del abogado como secretario sea determinante a la hora de compaginar la correcta llevanza de los principios y normas previstos por la ley que se exigen para el correcto funcionamiento de un consejo de administración como órgano de administración de una compañía junto con el asesoramiento jurídico preventivo que pueda permitir desbloquear y resolver posibles situaciones de conflicto entre los miembros de la empresa familiar.