CANALES DE DENUNCIA: OBLIGATORIOS, REGULADOS Y UNA OPORTUNIDAD

En el contexto actual, en el que cada vez es más importante que las organizaciones y empresas cumplan con elevados estándares éticos, la entrada en vigor el pasado 13 de marzo de la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se presenta como una herramienta fundamental para que la plantilla de una entidad, así como los terceros que se relacionen con la organización, puedan informar de conductas inadecuadas o ilegales.

La citada ley establece un marco normativo que promueve la creación de canales de denuncias en las empresas, con obligación para aquellas personas jurídicas de más de 50 trabajadores, con el objetivo de poder reportar actividades sospechosas con total confidencialidad, aumentando la transparencia y fomentando una cultura ética y de responsabilidad. Uno de los aspectos fundamentales del canal de denuncias es que se debe permitir a los empleados realizar una denuncia de forma anónima, lo que fomenta que la comunicación sea más fluida y segura. En términos generales, la nueva regulación:

• Otorga protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen a través de los canales de denuncias.
• Establece el procedimiento de gestión de comunicaciones.
• Formaliza el rol de Responsable del sistema interno de información.
• Permite que la gestión de los sistemas internos de información sea llevada a cabo dentro de la propia entidad u organismo o acudiendo a un tercero externo.
• Determina un régimen sancionador en caso de incumplimiento de hasta 1 millón de euros.

Las organizaciones se enfrentan o bien al deber de evaluación/revisión de los canales de denuncias ya existentes para asegurar el cumplimiento de los requisitos previstos en la nueva ley o bien a determinar cómo emprender su puesta en marcha con límite legal a mediados del mes de junio en el caso de empresas a partir de 250 empleados o el 1 de diciembre del presente año para las entidades jurídicas del sector privado con plantilla entre 50 y 249 trabajadores. En ambos casos las connotaciones para las organizaciones no son triviales ya que implica la participación de múltiples agentes, incluyendo entre otros a las áreas de cumplimiento o legales, de sistemas, de organización-administración, los responsables del tratamiento de los datos personales hasta las direcciones de recursos humanos dado que la implantación del Sistema interno de información debe hacerse previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.

En el caso de los grupos de sociedades, la sociedad dominante deberá aprobar una política general relativa al Sistema interno de información y asegurará la aplicación de sus principios en todas las entidades que lo integran, sin perjuicio de la autonomía e independencia de cada sociedad, subgrupo o conjunto de sociedades integrantes que, en su caso, pueda establecer el respectivo sistema de gobierno corporativo o de gobernanza del grupo, y de las modificaciones o adaptaciones que resulten necesarias para el cumplimiento de la normativa aplicable en cada caso.

La posibilidad de tramitación de las denuncias por un externo es otro de los aspectos cruciales de la nueva regulación, debiéndose garantizar el respeto a la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones. En cuanto al deber de confidencialidad, se debe garantizar el anonimato y la confidencialidad de los denunciantes, siendo este un elemento facilitador cuando se reportan conductas inapropiadas sin miedo a represalias.

Asimismo, la externalización de los canales de denuncias permite mejorar la cultura organizacional, fomentando una cultura de transparencia y ética empresarial ya que la gestión llevada por parte de terceros ajenos a la propia entidad ayuda a mejorar la percepción de la empresa por parte de los empleados, así como del resto de grupos de interés (clientes, proveedores, …)

La ley recién aprobada sitúa en la agenda de todas las empresas de más de 50 trabajadores la necesidad de abordar este nuevo requisito regulatorio y deberán determinar cómo revisar o implantar el Sistema interno de información atendiendo todos los requerimientos normativos tanto organizativos, legales, de componente técnica como procedimentales. Y la opción de una gestión externalizada por un tercero de acreditado prestigio es una vía cada vez más utilizada por las compañías dado que brinda todas las facilidades para cumplir con la regulación, potencia una cultura de cumplimiento ético empresarial y en definitiva, facilita sobremanera que los denunciantes se sientan seguros al presentar una denuncia, garantizando su protección.